Как ИП принять сотрудника в 2026 году — пошаговая инструкция
Первый наёмный работник у ИП — это новые обязанности: трудовой договор, отчётность, налоги и взносы. Разберём по шагам, как оформить сотрудника правильно и не получить штраф, и что меняется в налоговой нагрузке.
Шаг 1. Документы от работника
- Паспорт, СНИЛС, ИНН
- Трудовая книжка (бумажная) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)
- Документ об образовании (если нужен для должности)
- Документы воинского учёта (для военнообязанных)
Шаг 2. Трудовой договор — за 3 дня
Трудовой договор оформляют письменно не позднее 3 рабочих дней с начала работы, в двух экземплярах. В договоре — должность, оклад (не ниже МРОТ 27 093 ₽ в 2026), режим работы, условия труда.
Шаг 3. Приказ и кадровый учёт
- Приказ о приёме на работу
- Личная карточка работника
- Запись в электронную трудовую книжку
- Ознакомление с локальными актами (правила, должностная инструкция)
Шаг 4. Отчётность в СФР и ФНС
Отдельно регистрироваться как работодатель не нужно — постановка на учёт автоматическая. Но появляются отчёты:
| Отчёт | Срок |
|---|---|
| ЕФС-1 (подраздел 1.1) при приёме | след. рабочий день |
| Уведомление по НДФЛ и взносам | ежемесячно до 25-го |
| РСВ и 6-НДФЛ | ежеквартально до 25-го |
Что с налогами после найма
С зарплаты работника ИП удерживает НДФЛ 13% (как налоговый агент) и платит страховые взносы по единому тарифу. Для малого бизнеса (МСП) действует льгота: 30% с части зарплаты в пределах 1,5 МРОТ и 15% — сверх. Подробнее — в статье налоги за сотрудника.
Трудовой договор или ГПХ?
Если человек выполняет постоянную работу, подчиняется графику — это трудовой договор. ГПХ — только для разовых работ с конкретным результатом. Подмена трудовых отношений на ГПХ грозит штрафом и доначислением взносов.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли ИП регистрироваться как работодатель в 2026 году?
Нет, отдельная регистрация в СФР/ФНС не требуется с 2023 года — учёт автоматический по отчётности.
В какой срок оформить трудовой договор?
Не позднее 3 рабочих дней с начала работы, в двух экземплярах.
Какую отчётность сдавать при приёме сотрудника?
ЕФС-1 (подраздел 1.1) на следующий рабочий день, далее ежемесячные уведомления, РСВ и 6-НДФЛ ежеквартально.
Можно ли вместо трудового договора заключить ГПХ?
Только для разовых работ с результатом. Постоянную трудовую функцию оформляют трудовым договором.